Wpisywanie danych z ksiąg metrykalnych

Skoczów 4.11.2020

Na temat systemu komputerowego i prowadzonych prac, mających na celu zwiększenie efektywności oddziaływania naszej Parafii (m.in. zdecydowanie większa rozpiętość opieki duszpasterskiej poprzez odwiedziny osób starszych i znajdujących się w potrzebie, jak również jubilatów) szerzej będziemy pisali w kolejnym Informatorze. Tym razem informujemy tylko, że równolegle tworzony jest również spis danych ze wszystkich ksiąg metrykalnych, które są w posiadaniu naszej parafii. Chodzi o to, że gdy obecnie pojawi się potrzeba odszukania danych jakiejś osoby, dociera się do księgi (chrztów, konfirmantów, ślubów, pogrzebów) i tam odszukuje się konkretną osobę, której dane wpisywane są do odpowiedniego formularza, a potem drukowane. Jeżeli dane tej samej osoby będą potrzebne, powiedzmy, za kilka lat, to procedura będzie się powtarzać: szukanie, przepisywanie i drukowanie. Opisując te czynności, wykonujemy to w kilka sekund. Jednak dotarcie do danych niektórych osób i ostateczne wydrukowanie jakiegoś dokumentu w rzeczywistości trwa o wiele dłużej. Dlatego należy te czynności zautomatyzować.

Właśnie takie procedury zostały rozpoczęte w naszej parafii. Pomysł jest następujący: do bazy danych wpisujemy podstawowe informacje z poszczególnych ksiąg – na razie zaczęliśmy od księgi chrztów: imię i nazwisko ochrzczonej osoby oraz jej datę urodzin i – w tym przypadku – daty chrztu, jak również dane „lokalizacyjne” zapisu: numer księgi, rok chrztu, folio oraz numer pozycji. Jeżeli ktoś będzie potrzebował odnaleźć swoje dane np. do sporządzanego rodowodu albo będzie potrzebował odpis aktu chrztu (np. do ślubu zawieranego w innej parafii), wtedy wystarczy odszukać tę osobę w bazie danych i na podstawie znajdujących się w niej informacji, szybko dotrzeć do konkretnej księgi i strony. Później będzie trzeba uzupełnić w bazie pozostałe dane i następnie je wydrukować. Korzyść z takiego rozwiązania jest taka, że bez problemu można bardzo szybko odszukać konkretną osobę (co znacznie wydłuża się przy poszukiwaniu danych wielu osób) i przy ponownej konieczności wystawienia odpisu z księgi, nie trzeba będzie koeljny raz tych wszystkich informacji wpisywać.

Odpowiedni formularz został przygotowany przez ks. Alfreda Borskiego. Podstawowe dane z całej bieżącej księgi chrztów (1173 osoby, chrzty od 14.12.1997) zostały wpisane przez ks. Piotra Ucińskiego. W następnej kolejności wszystko wydrukowano do sprawdzenia.

Tej pracy podjęli się państwo Jolanta i Jerzy Sikorowie. W dobie koronawirusa najlepszym rozwiązaniem jest, aby taka mozolna czynność wykonywana była przez osoby ze sobą mieszkające. Przez wiele godzin i co najmniej dwa dni, jedna osoba czytała dane z księgi chrztów, a druga sprawdzała, czy dane na wydruku odpowiadają tym z księgi. Dzięki temu udało się wyeliminować błędy pisowni i rzeczowe. Ostatecznie poprawione dane trafiły do nowej bazy danych. Ks. Piotr pracuje z kolejną księgą, zaś państwo Sikorowie czekają na kolejny telefon od proboszcza z prośbą o sprawdzanie 🙂

Tekst i zdjęcie: ks. Alfred Borski